Das PDF läuft durch dieselbe Strecke wie ein Mailanhang — OCR, Extraktion,
Kundenregeln, ERP-Match. Betreff, Absender und Mailtext sind freiwillig; sie
wirken genau wie bei einer echten Mail (der Mailtext geht mit in die Extraktion).
Treffer aus verschiedenen Kundenkonten
— in einer Mail kann nur eines richtig sein.
Konto :
Position(en)
Das System hat hier keines der Konten belegen können (keine verifizierte
Artikelnummer, keine identische Zeichnungsnummer, keine passende Abmessung)
und deshalb bewusst nicht entschieden. Bitte das richtige Konto wählen — die
übrigen Positionen ziehen beim nächsten Öffnen nach.
weitere Mail(s) wurden als Duplikat dieses Falls nicht verarbeitet.
· Postfach
·
· · verschoben nach „"
🔒 Dieser Beleg wird gerade von bearbeitet — nur Ansicht.
Position(en) gesamt
· Änderung(en) nicht gespeichert
· vom System vorbelegt
|Spalten:||
Beleg ablehnen
Vorgeschlagen aus der Überschrift
„“ — die Belegnummer darin
wechselt bei jedem Beleg und gehört deshalb nicht ins Stichwort.
⚠ Ab sofort wird jeder Beleg ,
dessen Überschrift „“ enthält,
als nicht relevant eingeordnet. Er verschwindet nicht: er steht
unter „Nicht relevant" mit Grund und ist zurückholbar. Abschalten
lässt sich die Regel unter Kunden-Regeln.
Ohne Stichwort wird keine Regel angelegt — nur dieser Beleg abgelehnt.
Qualität dieses Belegs erfassen
Diese Angaben sind die Grundlage der Qualitätsmessung im Dashboard. Sie machen
das sichtbar, was aus Korrekturen allein nicht ableitbar ist:
fehlende Positionen — eine nicht extrahierte Position erzeugt keine
Zeile und damit auch keine Korrektur.
Bitte nur ausfüllen, wenn du den Beleg wirklich verglichen hast.
Schlüssel testen:→
→ kein Treffer — würde als neuer Kandidat gelernt
DB-Code
Bezeichnung
Erkennt aus Lieferschein
genutzt
Status
Keine Behälter gefunden.
—
Neue Behälter werden als Kandidat gelernt, sobald die KI sie erkennt; trägt sie ein Mitarbeiter im Review ein, sind sie sofort aktiv. „Erkennt aus Lieferschein" = alle Schreibweisen, die automatisch auf diesen DB-Code gematcht werden.
Kunden-Ausnahmeregeln (je Kundennummer, nur Admin)
Bitte oben rechts als Admin anmelden, um Regeln zu bearbeiten.
✨ KI-Compiler — Regel frei beschreiben
Beschreibe die Ausnahme in eigenen Worten; die KI schlägt strukturierte Regeln vor. Du bestätigst, was übernommen wird.
Tipp: Nenne im Text ruhig konkrete Beispiele. Mit „testen" prüfst du jeden Vorschlag am Beispielwert, bevor du ihn übernimmst.
Vorschläge () — bitte prüfen
✓
Gelernt automatisch aus KorrekturenFeld-Muster / Hinweis / Durchlaufzeit manuell angelegt
Kd-Nr.
Kunde
Status
Typ
Feld
Regel / Muster
Beispiel
Herkunft
vKonfliktKonflikt: gleiche PrioritätFehler
Was die Regel bewirkt:
Regeltext:
Ursprünglich eingegeben:
Herkunft: · Beispielwert
Geltungsbereich:
Verlauf: · nicht aktivierte Änderung vorhanden
Im Schattenbetrieb gegriffen:
Letzter Fehler:
Technische Definition
kleiner = wichtiger
Diese Regel ist aktiv. Eine inhaltliche Änderung
wird als Entwurf gespeichert — die bisherige Fassung wirkt weiter, bis du „testen" und
„aktivieren" ausgeführt hast. Reine Notizen wirken sofort und ändern nichts an der Regel.
🔒 auto
Noch keine Regeln oder gelernten Muster.
Simulation gegen freigegebene Belege
: „" → „"
Lebenszyklus: neue feldschreibende Regeln starten als Entwurf und verändern nichts.
Im Schatten-Modus wird protokolliert, was die Regel geändert hätte — ohne sie zu ändern.
Erst aktiv wirkt sie; das schreibt eine unveränderliche Version fest, auf die man
zurückrollen kann.
„Gelernte" Muster entstehen automatisch aus wiederkehrenden Korrekturen und werden beim Laden eines Belegs angewandt (z.B. Kunden-LS-Erkennung). „Manuelle" Regeln legst du oben an — per KI-Compiler oder direkt.
Chargen-Split-Regeln (je Beleg-Signatur, nur Admin)
Bitte oben rechts als Admin anmelden, um Regeln zu bearbeiten.
Manche Kunden weisen 1 Artikelposition aus, liefern die Menge aber in mehreren Chargen/Labels — je Charge ein eigener Auftrag. Diese Regeln erkennen den Beleg an Text-Markern und teilen beim Auslesen automatisch auf. Teste jede Regel mit „Dry-Run" gegen einen echten Beleg, bevor du speicherst.
Vorlage laden:
Dry-Run gegen einen echten Beleg
⚠ Für diesen Beleg ist kein Layout gespeichert.
#
Charge
Kunden-LS
Menge
Suchfragment
Name
Signatur (Marker)
Prio
Aktiv
Noch keine Chargen-Split-Regeln. Mit „+ Neue Regel" anlegen.
Ab sofort wird zu jedem verarbeiteten Beleg das Layout gespeichert, sodass der Dry-Run funktioniert. Die Regeln greifen automatisch beim Auslesen — je erkannter Charge entsteht eine eigene Auftragszeile.
Nutzerverwaltung (nur Admin)
Nur für Admins.
Benutzer
E-Mail
Postfach
ERP-Disponent
Auffang
Rolle
Fälle
Status
Aktionen
Keine Nutzer geladen.
Deaktivierte Nutzer werden sofort abgemeldet. Die eigene Rolle/Aktivierung kann nicht entzogen werden.
Überwachte Postfächer
Welche Postfächer abgefragt werden, steht hier — nicht mehr in n8n. Die Ordner-IDs
gelten jeweils nur innerhalb ihres Postfachs. Fehlt eine ID, wird in diesen Ordner
nicht verschoben (lieber gar nicht als falsch).
Adresse
Name
Nutzer
Ordner
Status
Aktionen
Noch kein Postfach eingetragen.
Mein Postfach
Hier verbindest du dein Postfach selbst. Nach dem Verbinden wählst du die Ordner aus,
mit denen der Parser arbeitet — abgeholt wird ausschliesslich aus dem Eingangsordner.
Es ist noch kein Postfach mit deinem Konto verbunden.
Ein Klick, eine Microsoft-Anmeldung, danach die Ordnerauswahl. Mehr passiert nicht.
verbunden
⚠ Verbindung abgelaufen — bitte neu verbinden.
Ursache ist meist ein Kennwortwechsel.⚠ letzter Zugriff hat nicht geklappt, wird weiter versucht
Dieses Postfach ist noch fest in n8n hinterlegt (Alt-Zustand) und wird von hier
nicht verwaltet.
Ordner
Ordnerliste konnte nicht geladen werden. Ohne sie lässt sich nichts einstellen —
zuerst die Verbindung prüfen.
Der Eingangsordner ist Pflicht — ohne ihn wird nicht abgefragt.
Die drei anderen sind Ablagen; fehlt einer, wird in diesen Ordner nicht verschoben,
statt in einen falschen.
Duplikate
Mails, die nicht verarbeitet wurden, weil derselbe Vorgang bereits in einem
anderen Postfach lief. Sie liegen in Outlook im Duplikat-Ordner des jeweiligen Postfachs.
Der Sprung führt zu dem Fall, der den Vorgang tatsächlich bearbeitet.
Dieser Bereich ist gerade nicht auf dem Bildschirm — je nach
Rolle, Daten oder Fensterbreite gibt es ihn nicht immer. Der Text gilt trotzdem.
Einführung
Ein geführter Rundgang: der jeweils wichtige Teil wird hervorgehoben,
der Rest abgedunkelt. Solange die Führung läuft, sind Eingaben gesperrt und die
Prüfmaske zeigt einen erfundenen Beispielbeleg — es kann nichts passieren.
Oder einzelnes Kapitel
Esc beendet · Pfeiltasten blättern
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Die Einführung zeigt dir in etwa zehn Minuten, wie das Tool arbeitet — direkt
am Bildschirm, Schritt für Schritt.